Administrative Asisstant

Job brief

We are looking for a responsible Administrative assistant to perform a variety of administrative and clerical tasks. Duties of the Administrative assistant include providing support to our managers and employees, assisting in daily office needs, and managing our company’s general administrative activities.


Responsibilities:

Answers phone calls and directs callers to appropriate personnel, signs for incoming packages, and assists clients and other visitors.
Operates and maintains office equipment, including printers and copiers.
Assist in the preparation of regularly scheduled reports.
Develop and maintain a filing system.
Update and maintain office policies and procedures.
Order office supplies and research new deals and suppliers.
Supply management and inventory control
Works with maintenance staff and outside vendors to ensure office equipment is in good working order and office supplies are always on hand.
Maintain contact lists.
Manages calendars for senior staff, including making travel arrangements.
Submit and reconcile expense reports.
Uses word processing and presentation software to create and edit documents.
Provides administrative support to ensure efficient office operations.
Works closely with other administrative staff and supports other colleagues as needed.
Opportunities to participate in exhibitions planning such as ICCI,TÜREK,ETC..
Maintains Company Lisenses.

QUALIFICATION

Bachelor's degree or above, major in Admin or HR is preferred.
Strong communication and comprehension skills in English (Written, reading, speaking communication skills)
Accuracy and attention to detail
Interpersonal skills, professional and courteous demeanor, excellent office and phone etiquette, and the ability to diffuse tense situations.
Ability to work well under pressure and navigate multiple deadlines.
Proactive approach to problem-solving and process improvement
Ability to work well independently and in collaboration with others.
Event planning and coordination
Knowledge of office management systems and procedures
Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)